Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der clardo-App ist:
Diren Tikil
Steinhammerstraße 18
44379 Dortmund
E-Mail: support@clardo.de

2. Erhobene Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Account-Daten: E-Mail-Adresse, Name (optional), Spracheinstellung, gesetztes Passwort (gehasht).
• Brief-Inhalte: Hochgeladene Fotos und PDFs Ihrer Schreiben sowie daraus extrahierte Texte und Zusammenfassungen. Diese können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten, etwa Gesundheits-, Sozial- oder Finanzdaten, soweit solche in Ihren Schreiben vorkommen.
• Nutzungsdaten: Anzahl Scans, Zeitstempel, Geräte- und Logfile-Informationen (IP-Adresse gekürzt, User-Agent).
• Zahlungsdaten: Bei kostenpflichtigen Plänen über unseren Zahlungsdienstleister verarbeitet (siehe unten).
• Bei clardo Business: Von einer Firma eingetragene E-Mail-Adressen, Namen und Einladungssprachen sowie der Status des Platzes (siehe Abschnitt 8).

3. Besonders sensible Inhalte – Hinweis vorab

clardo verarbeitet Schreiben und Dokumente, die Sie selbst hochladen. Diese können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten. Die Verarbeitung dieser Inhalte erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Rahmen der Nutzung erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Sie entscheiden selbst, welche Dokumente Sie hochladen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Verarbeitung besonderer Kategorien (Briefinhalte): auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Sicherheit, Betrugsprävention, Stabilität (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Mit Ihrer Einwilligung: optionale Funktionen wie der Fristen-Alarm oder das Aufbewahren von Scans (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Nutzerkonto und Anmeldung

Zur Nutzung legen Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort sowie ggf. Ihren Namen. Optional kann eine Anmeldung über Drittanbieter (z. B. Google oder Apple) angeboten werden; dabei werden die von Ihnen freigegebenen Profildaten übermittelt. Bei „Mit Apple anmelden“ erhalten wir von Apple eine Kennung, Ihren Namen (nur bei der ersten Anmeldung) und eine E-Mail-Adresse — auf Wunsch eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse, hinter der Ihre echte Adresse verborgen bleibt. Zur Sicherung Ihres Kontos kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Speicherort und Auftragsverarbeitung

Ihre Konto- und Inhaltsdaten werden auf Servern in der EU-Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert. Mit den nachfolgend genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Folgende Auftragsverarbeiter setzen wir ein:

• Cloud- und Datenbank-Infrastruktur: Supabase. Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher werden in der EU-Region Frankfurt am Main (Deutschland) betrieben.
• Webhosting / Auslieferung: Vercel Inc. (USA). Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet; dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen, für die geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln) bestehen.
• KI-Dienst zur Brieferkennung und Zusammenfassung: Mistral AI SAS (Paris, Frankreich). Hochgeladene Inhalte werden per Texterkennung (OCR) ausgelesen und zur Zusammenfassung, Klassifizierung und Übersetzung verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt vorrangig in der EU; Unterauftragsverarbeiter können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, wofür geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln) bestehen. Über die genutzte API werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
• E-Mail-Versand: Brevo (EU) für transaktionale E-Mails wie Bestätigungen und das Zurücksetzen des Passworts.
• E-Mail-Postfach: dogado GmbH (Deutschland) für unser Kontaktpostfach.
• Zahlungsabwicklung: Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; ggf. mit Beteiligung der Stripe Inc., USA). Vollständige Zahlungsdaten werden uns nicht bekannt. Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, bestehen geeignete Garantien (EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO). Sofern Sie keinen kostenpflichtigen Plan abschließen, findet keine Zahlungsdatenverarbeitung statt.

Käufe in der iOS-App: Schließen Sie ein Abonnement in der clardo-App für iPhone oder iPad ab, wickelt Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland) Kauf und Zahlung in eigener Verantwortung über Ihren Apple-Account ab; es gilt die Datenschutzrichtlinie von Apple. Wir erhalten von Apple keine Zahlungsdaten, sondern nur die Angaben, die wir zur Freischaltung brauchen: Produkt, Laufzeit, Status des Abonnements und eine Transaktionsnummer. Damit Apple den Kauf Ihrem clardo-Konto zuordnen kann, übergeben wir beim Kauf Ihre clardo-Nutzerkennung (eine zufällige ID, nicht Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. KI-Verarbeitung

clardo ist eine Lesehilfe, die mithilfe künstlicher Intelligenz Briefinhalte zusammenfasst, in einfache Sprache überträgt und auf Wunsch übersetzt. clardo gibt dabei keine rechtliche Bewertung ab und prüft nicht, ob ein Schreiben korrekt oder anfechtbar ist. Die erzeugten Zusammenfassungen ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Bitte prüfen Sie wichtige Inhalte stets im Originaldokument. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Eine Nutzung Ihrer Briefdaten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

8. Familien- und Benachrichtigungsfunktion

clardo bietet die Möglichkeit, ausgewählte Inhalte oder Hinweise mit von Ihnen bestimmten Personen (z. B. Familienangehörigen) zu teilen. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Ihre Veranlassung. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Empfänger mit der Übermittlung einverstanden sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Mitteilungen in der iOS-App (Fristen-Alarm): Schalten Sie den Fristen-Alarm ein, speichern wir das Geräte-Token, das iOS dafür vergibt, zusammen mit Ihrer Nutzerkennung und der eingestellten Sprache. Zu den von Ihnen gewählten Zeitpunkten vor einer erkannten Frist (etwa eine Woche, drei Tage oder einen Tag vorher) sowie 90, 30 und 7 Tage vor dem Ablauf eines eingetragenen Dokuments senden wir über den Mitteilungsdienst von Apple (Apple Push Notification service) einen Hinweis. Die Mitteilung enthält keinen Briefinhalt, keinen Absender und nicht die Art des Dokuments, sondern nur den Hinweis auf die Frist und eine technische Kennung, damit ein Tipp die richtige Stelle in der App öffnet. Das Token wird gelöscht, wenn Sie den Alarm ausschalten, sich abmelden, Ihr Konto löschen oder Apple es als ungültig meldet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung können Sie jederzeit in den Einstellungen der App oder des iPhones widerrufen.

Dokumentenscanner: Die Erkennung und Begradigung des Blatts beim Scannen in der iOS-App erfolgt ausschließlich auf Ihrem Gerät. Übertragen wird erst das fertige Bild, wenn Sie die Analyse starten.

Scans aufbewahren (optional): Die Fotos Ihrer Briefe nutzen wir für die Analyse. Aufbewahrt werden sie nur, wenn Sie in den Einstellungen „Scans aufbewahren“ einschalten. Dann speichern wir sie im Datei-Speicher in der EU-Region Frankfurt am Main, damit Sie sie unter dem jeweiligen Brief wieder ansehen können; Zugriff haben nur Sie. Die Fotos werden gelöscht, wenn Sie den Brief oder Ihr Konto löschen. Beim Ausschalten der Einstellung können Sie alle gespeicherten Fotos löschen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen können.

Formulare ausfüllen: Füllen Sie ein Formular gemeinsam mit clardo aus, liest der KI-Dienst (Mistral AI, siehe Abschnitt 6) den Text des Formulars – aus dem gescannten Brief oder aus einem PDF, das Sie dafür auswählen – und formuliert dazu Fragen. Was clardo vorausfüllt (etwa Name, Anschrift oder Aktenzeichen), trägt die App auf Ihrem Gerät ein; diese Angaben werden dafür nicht an den KI-Dienst übermittelt. Ihre Antworten bleiben als Entwurf auf Ihrem Gerät, bis Sie sie löschen. Nur Freitext-Antworten in einer anderen Sprache als Deutsch werden zur Übersetzung an den KI-Dienst übermittelt; sie werden dort nicht gespeichert. Bei Ihrem Brief speichern wir lediglich die Beschreibung der Formularfelder (Beschriftungen und Fragen), keine Antworten. Das ausgefüllte PDF erstellt die App auf Ihrem Gerät; verschickt wird es über Ihr eigenes Mail-Programm. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten angeben (etwa zur Gesundheit), Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Dokumente mit Ablaufdatum: Tragen Sie einen Ausweis, Aufenthaltstitel oder ein anderes Dokument ein, speichern wir nur die Art des Dokuments, das Ablaufdatum und – falls angegeben – einen freien Namen (etwa für wen es ist). Nummern oder Fotos der Dokumente speichern wir nicht. Lesen Sie das Datum mit der Kamera ab, erfolgt die Texterkennung ausschließlich auf Ihrem Gerät; das Foto wird weder übertragen noch gespeichert. Die Angaben werden gelöscht, wenn Sie das Dokument oder Ihr Konto löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

clardo Business (Platz über eine Firma): Eine Firma kann clardo für ihre Leute buchen und Plätze vergeben. Dafür verarbeiten wir, was die Firma einträgt: E-Mail-Adresse, auf Wunsch einen Namen und die Sprache der Einladung, außerdem die E-Mail-Adressen von bis zu zwei weiteren Personen, die die Firma mitverwalten. Die Einladung und höchstens zwei Erinnerungen (nach drei und nach sieben Tagen, solange sie nicht angenommen ist) versenden wir per E-Mail über Brevo. Hängt die Firma einen Aushang mit QR-Code aus, können Sie mit Ihrem eigenen Konto einen Platz anfragen; die Firma sieht dann Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen und entscheidet über die Anfrage. Nehmen Sie einen Platz an, erhalten Sie clardo Pro, solange die Firma Ihnen den Platz gibt und ihr Abo läuft.

Die Firma sieht pro Platz nur E-Mail-Adresse, Namen und ob der Platz angenommen ist, dazu ein Protokoll der Verwaltungsschritte (etwa wer wen eingeladen oder entfernt hat). Ab fünf angenommenen Plätzen sieht sie zusätzlich Summen für das ganze Team, gezählt ab Annahme der Plätze: wie viele Briefe verstanden wurden (insgesamt, in den letzten 30 Tagen und pro Monat der letzten sechs Monate) und bei wie vielen eine Frist erkannt wurde. Briefe, Fotos, Inhalte, Absender, Beträge und Fristen einzelner Personen sieht die Firma nie, ebenso wenig, wer clardo wann genutzt hat oder wie viele Personen es genutzt haben. Unter fünf angenommenen Plätzen zeigen wir keine Summen, weil sich daraus auf Einzelne schließen ließe.

Sie können einen Platz jederzeit im Profil verlassen, die Firma kann ihn entziehen. Ihr Konto und Ihre Briefe bleiben in beiden Fällen bei Ihnen. Rechtsgrundlage für die Einladungsdaten ist unser Vertrag mit der Firma und ihr berechtigtes Interesse, ihren Leuten clardo bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); für Ihre Nutzung nach der Annahme Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Rechnungsdaten der Firma (Firmenname, Anschrift, Rechnungs-E-Mail, ggf. USt-IdNr. und Bestellnummer) verarbeitet Stripe (siehe Abschnitt 6).

Warteliste für clardo Business: Tragen Sie sich vor dem Start auf die Warteliste ein, speichern wir die Firma, Ihre E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Ihren Namen. Zuerst schicken wir Ihnen über Brevo einen Bestätigungslink; erst mit der Bestätigung stehen Sie auf der Liste. Zum Start schreiben wir Ihnen einmal, mit einem Gutscheincode, und löschen den Eintrag danach. Unbestätigte Einträge löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit per E-Mail an support@clardo.de widerrufen; dann löschen wir den Eintrag sofort.

9. Speicherdauer

• Account-Daten: bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Briefe und Zusammenfassungen: bis Sie diese löschen oder Ihr Konto schließen.
• Aufbewahrte Scans (nur mit Einwilligung): bis Sie den Brief, die Scans oder Ihr Konto löschen.
• Dokumente mit Ablaufdatum: bis Sie das Dokument oder Ihr Konto löschen.
• Entwürfe ausgefüllter Formulare: nur auf Ihrem Gerät, bis Sie sie löschen.
• clardo Business: Platz- und Einladungsdaten, bis die Firma den Platz entfernt, Sie ihn verlassen oder das Firmenkonto gelöscht wird; offene Anfragen, bis die Firma entscheidet; das Protokoll der Verwaltungsschritte, bis das Firmenkonto gelöscht wird.
• Warteliste clardo Business: bis zur Mail zum Start, unbestätigte Einträge höchstens 30 Tage.
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
• Logfiles: maximal 30 Tage zu Sicherheitszwecken.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an support@clardo.de.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

12. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speichermechanismen für die Anmeldung (Auth-Session) und Ihre Spracheinstellung. Es findet kein Tracking durch Dritte statt.

13. Datensicherheit

Übertragungen erfolgen verschlüsselt über TLS. Ruhende Daten werden nach dem Stand der Technik geschützt. Zugriff auf Ihre Schreiben haben ausschließlich Sie selbst sowie von Ihnen ausdrücklich berechtigte Personen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf clardo.de veröffentlichte aktuelle Fassung.